Informativa sulla privacy per clienti commerciali e fornitori del Gruppo HUECK

Informazioni sulla protezione dei dati relative al nostro trattamento dei dati ai sensi degli artt. 13, 14 e 21 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)

Con le seguenti informazioni desideriamo fornirti una panoramica sul trattamento dei tuoi dati personali in qualità di dipendente da parte nostra e sui tuoi diritti derivanti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (Regolamento (UE) 2016/679 – “GDPR”) e dalla Legge federale sulla protezione dei dati (“BDSG”).
La presente informativa sulla privacy si applica ai dati personali di persone con cui instauriamo rapporti contrattuali o commerciali, nonché di organi, amministratori delegati, key account manager o altri dipendenti dei nostri partner contrattuali o commerciali, che trattiamo nell’ambito di rapporti contrattuali e commerciali esistenti o in fase di sviluppo. Questi includono, tra gli altri, fornitori esistenti o potenziali, prestatori di servizi, clienti o consulenti, nonché partner di cooperazione esistenti o potenziali o altre aziende partner.

1. Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati

Il titolare del trattamento ai sensi del GDPR per i trattamenti dei dati descritti nella presente informativa sulla privacy è
HUECK Rheinische GmbH HUECK Engraving GmbH & Co. KG Helmholtzstraße 9 41747 Viersen
Telefono: +49 (0) 2162 954694-0
E-mail: info@hueck-rheinische.de
Amministrazione: Sig. René Blume

Puoi contattare la nostra responsabile della protezione dei dati, Sig.ra Ursula Viehauser, presso:
Holger Baunach – Consulenza organizzativa e protezione dei dati
Telefono: +49 (0)2166 2625165
E-mail: kontakt@baunach.eu

2. Fonti e tipologie di dati personali

Trattiamo principalmente dati personali che le persone interessate ci forniscono direttamente nell’ambito di rapporti contrattuali e commerciali o che riceviamo dai rispettivi partner contrattuali e commerciali (ad es. dai tuoi colleghi con cui siamo già in contatto), ad esempio nell’ambito dell’elaborazione di una richiesta o di un ordine. Inoltre, trattiamo dati personali che raccogliamo da fonti pubblicamente accessibili (come registro delle imprese, stampa, Internet) o che riceviamo da terzi (ad es. agenzie di informazioni creditizie, partner commerciali). Ti informeremo separatamente sulla raccolta di dati personali da fonti terze.
I dati personali rilevanti includono in particolare dati anagrafici (come nome, cognome, indirizzo, coordinate bancarie, indirizzo di fatturazione, partita IVA) e altri dati di contatto (come numero di telefono, indirizzo e-mail). Inoltre, possono includere dati contrattuali o relativi agli ordini (ad es. dati di fatturato, volume, quantità pianificate), dati derivanti dall’adempimento dei nostri obblighi contrattuali, informazioni sulla tua situazione finanziaria (ad es. dati di solvibilità), dati relativi alla tua persona (ad es. interessi commerciali, professione, settore, posizione, compiti e autorizzazioni) e altri dati comparabili alle categorie menzionate.
L’entità dei dati trattati relativi a una persona varia a seconda della funzione in cui la persona si presenta nei nostri confronti, ad esempio quale posizione ricopre presso il rispettivo partner commerciale.

3. Finalità del trattamento e basi giuridiche

Trattiamo i dati personali per le seguenti finalità sulla base delle seguenti basi giuridiche:
3.1 In singoli casi trattiamo i dati perché hai espressamente acconsentito (art. 6, comma 1, lett. a GDPR), ad esempio per ricevere pubblicità tramite posta elettronica (ad es. newsletter) e/o telefono;
3.2 Il trattamento dei dati avviene per l’esecuzione di contratti conclusi con te o con la tua azienda o per l’esecuzione di misure precontrattuali (art. 6, comma 1, lett. b GDPR); questi includono in particolare:
– Contratti di compravendita e fornitura (ad es. elaborazione di richieste di acquisto e vendita, autenticazione dei partner contrattuali, preparazione e firma di documenti contrattuali, esecuzione di acquisti e vendite, fatturazione e gestione dei pagamenti del prezzo di acquisto;
– Contratti di servizi e d’opera e altri rapporti contrattuali (ad es. elaborazione e valutazione di offerte e richieste corrispondenti; autenticazione dei partner contrattuali, preparazione e firma di documenti contrattuali, gestione dei pagamenti; invio di comunicazioni informative);
3.3 Ulteriori trattamenti dei dati avvengono sulla base di disposizioni di legge (art. 6, comma 1, lett. c GDPR): ad esempio per adempiere agli obblighi fiscali e ad altri obblighi di controllo e segnalazione previsti dalla legge, nonché per la verifica da parte delle autorità fiscali o di altre autorità e per il rispetto dei termini di conservazione previsti dalla legge;
3.4 Inoltre, trattiamo i tuoi dati per tutelare i nostri legittimi interessi (art. 6, comma 1, lett. f GDPR); in particolare per le seguenti finalità:
– gestione/relazione ottimale dei contatti, anche per quanto riguarda i dipendenti dei nostri partner commerciali;
– ottimizzazione dei nostri processi aziendali, ad esempio attraverso la gestione di un database di fornitori o potenziali clienti, anche nell’ambito di un “Customer Relationship Management”;
– marketing diretto per clienti esistenti;
– centralizzazione o esternalizzazione di funzioni aziendali;
– riduzione dei rischi di insolvenza nei nostri processi aziendali attraverso la consultazione di agenzie di informazioni creditizie (come Creditreform, Bürgel) e la determinazione di punteggi di credito (profilazione), che ci aiutano a valutare la probabilità, sulla base di una procedura matematico-statistica riconosciuta, con cui i partner contrattuali adempiranno ai loro obblighi di pagamento in conformità al contratto;
– rivendicazione e difesa di diritti legali;
– finalità di ricerca di mercato.
3.5 I trattamenti dei dati possono anche essere necessari nell’interesse pubblico o per l’adempimento di compiti di autorità (art. 6, comma 1, lett. e GDPR), ad esempio per il rispetto di misure di embargo contro sospetti terroristi, ecc.

4. Destinatari dei dati personali

In determinate circostanze (oltre ai casi già menzionati in precedenza) i tuoi dati personali possono essere trasmessi per le finalità sopra indicate; nel dettaglio:
4.1 Se necessario per chiarire o perseguire incidenti illeciti o abusivi, i dati personali vengono trasmessi ai nostri consulenti legali, alle autorità di contrasto e, se del caso, a terzi danneggiati. Ciò avviene tuttavia solo se esistono indizi concreti di comportamenti illegali o abusivi. Una trasmissione può avvenire anche se ciò serve all’applicazione di disposizioni contrattuali tra noi e i nostri partner contrattuali e commerciali.
4.2 Siamo inoltre obbligati per legge a fornire informazioni su richiesta a determinate autorità pubbliche. Si tratta principalmente di autorità di contrasto, autorità che perseguono illeciti amministrativi punibili con sanzioni pecuniarie e autorità fiscali.
4.3 Se necessario per l’elaborazione della tua richiesta o per la conclusione o l’esecuzione di un rapporto contrattuale o commerciale con te, nonché in caso di funzioni aziendali centralizzate o esternalizzate, i tuoi dati possono essere trasmessi a società collegate per l’adempimento delle finalità sopra indicate.
4.4 Occasionalmente, per l’adempimento delle finalità descritte nella presente informativa sulla privacy o per la fornitura dei nostri servizi, ci affidiamo a società terze contrattualmente collegate o ad altri partner di cooperazione e fornitori di servizi esterni, eventualmente situati al di fuori dell’UE o del SEE, ad esempio broker, società di logistica, fornitori di servizi IT, consulenti aziendali e istituti finanziari. In tali casi, le informazioni vengono trasmesse a queste società o persone per consentire loro l’ulteriore elaborazione. Nella misura in cui si tratti di enti al di fuori dell’UE o del SEE, garantiamo un livello adeguato di protezione dei dati, ad esempio attraverso la conclusione di contratti appropriati con il destinatario dei dati.
4.5 Nell’ambito dello sviluppo della nostra attività, può accadere che la struttura della nostra azienda cambi, modificando la forma giuridica, creando, acquistando o vendendo filiali, parti di azienda o componenti. In tali transazioni, le informazioni sui clienti vengono trasmesse insieme alla parte dell’azienda da trasferire. In caso di trasmissione di dati personali a terzi nell’ambito sopra descritto, ci assicuriamo che ciò avvenga in conformità con la presente informativa sulla privacy e con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

5. Durata del trattamento

Trattiamo i tuoi dati personali per la durata del tuo impiego presso uno dei nostri partner commerciali, ma non oltre la cessazione definitiva del rispettivo rapporto commerciale tra noi e la tua azienda. Le informazioni relative a specifiche operazioni (ad esempio relative a un rapporto contrattuale o di ordine specifico) vengono cancellate dopo la conclusione della rispettiva operazione, ad es. l’adempimento di un contratto di fornitura, con un termine di tre anni dopo la fine del rispettivo anno solare, a meno che non siano soggette a obblighi di conservazione legali più lunghi (come la conservazione di sei o dieci anni ai sensi dell’art. 257 del Codice di commercio tedesco); in tal caso, i dati interessati vengono bloccati per qualsiasi ulteriore trattamento.

6. Diritti degli interessati

6.1 Hai il diritto di ottenere in qualsiasi momento informazioni sui dati memorizzati relativi alla tua persona. In presenza dei rispettivi requisiti, hai anche i seguenti diritti:
– Diritto di rettifica: hai il diritto di ottenere la rettifica di dati personali inesatti che ti riguardano.
– Diritto alla cancellazione: inoltre, puoi richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali, ad esempio se i tuoi dati non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti o altrimenti trattati.
– Diritto di limitazione del trattamento: hai inoltre il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali; in tal caso, i dati vengono bloccati per qualsiasi trattamento. Questo diritto sussiste in particolare se l’esattezza dei dati personali è contestata tra te e noi.
– Diritto alla portabilità dei dati: se trattiamo i tuoi dati personali per l’esecuzione di un contratto con te o sulla base del tuo consenso, hai inoltre il diritto di ricevere i tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nella misura in cui ci hai fornito i dati.
– Diritto di revoca del consenso: se ci hai dato il consenso al trattamento dei tuoi dati personali, puoi revocarlo in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.
– Diritto di opposizione:
Nella misura in cui il trattamento dei tuoi dati personali avviene ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. f GDPR per la tutela di interessi legittimi, hai il diritto ai sensi dell’art. 21, comma 1 GDPR di opporti in qualsiasi momento al trattamento di tali dati per motivi connessi alla tua situazione particolare. Non tratteremo più questi dati personali, a meno che non possiamo dimostrare motivi legittimi cogenti per il trattamento. Questi devono prevalere sui tuoi interessi, diritti e libertà, oppure il trattamento deve servire per la rivendicazione, l’esercizio o la difesa di diritti legali.
Se i tuoi dati personali vengono trattati per finalità di marketing diretto, hai il diritto di opporti in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che ti riguardano per tali finalità pubblicitarie; ciò vale anche per la profilazione, nella misura in cui è connessa a tale marketing diretto. Se ti opponi, i tuoi dati personali non verranno più utilizzati per finalità di marketing diretto (art. 21, comma 2 GDPR).
6.2 Se desideri informazioni sui dati memorizzati relativi alla tua persona, vuoi far valere i tuoi altri diritti o hai domande sulla protezione dei dati presso di noi, puoi contattarci al seguente indirizzo e-mail: privacy@hueck-rheinische.de.
6.3 Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo in qualsiasi momento a un’autorità di controllo, in particolare a un’autorità di controllo nello Stato membro in cui risiedi, lavori o in cui si è verificata la presunta violazione, se ritieni che il trattamento dei dati personali che ti riguardano violi le disposizioni in materia di protezione dei dati.

7. Stato e modifiche della presente informativa sulla privacy

La presente informativa sulla privacy è aggiornata all’08.08.2024.

Lo sviluppo della nostra azienda può influire anche sulla gestione dei dati personali. Ci riserviamo pertanto il diritto di modificare in futuro la presente informativa sulla privacy nell’ambito delle leggi vigenti in materia di protezione dei dati e, se necessario, di adattarla alle mutate realtà di trattamento dei dati. Ti informeremo separatamente di eventuali modifiche sostanziali e di contenuto.