Déclaration de confidentialité pour les clients professionnels et les fournisseurs du groupe HUECK

Informations sur la protection des données concernant notre traitement des données conformément aux articles 13, 14 et 21 du Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Par les informations suivantes, nous souhaitons vous donner un aperçu du traitement de vos données à caractère personnel en tant qu’employé par nos soins et de vos droits découlant du Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679 – « RGPD ») ainsi que de la loi fédérale sur la protection des données (« BDSG »).
Cette déclaration de confidentialité s’applique aux données à caractère personnel des personnes avec lesquelles nous établissons des relations contractuelles ou commerciales, ainsi qu’aux organes, directeurs, gestionnaires de comptes clés ou autres employés de nos partenaires contractuels ou commerciaux, que nous traitons dans le cadre de relations contractuelles et commerciales existantes ou en cours de préparation. Cela inclut, entre autres, les fournisseurs, prestataires de services, clients ou consultants existants ou potentiels, ainsi que les partenaires de coopération existants ou potentiels ou d’autres entreprises partenaires.

1. Organisme responsable et délégué à la protection des données

Le responsable du traitement des données présentées dans cette déclaration de confidentialité au sens du RGPD est la société
HUECK Rheinische GmbH
HUECK Engraving GmbH & Co. KG
Helmholtzstraße 9
41747 Viersen
Téléphone : +49 (0) 2162 954694-0
E-mail : info@hueck-rheinische.de
Direction : M. René Blume

Vous pouvez contacter notre déléguée à la protection des données, Mme Ursula Viehauser, à l’adresse suivante :
Holger Baunach – Organisationsberatung und Datenschutz
Téléphone : +49 (0)2166 2625165
E-mail : kontakt@baunach.eu

2. Sources et types de données à caractère personnel

Nous traitons principalement les données à caractère personnel que les personnes concernées nous fournissent elles-mêmes dans le cadre de relations contractuelles et commerciales ou que nous recevons des partenaires contractuels et commerciaux respectifs (par exemple de vos collègues avec lesquels nous sommes déjà en contact), par exemple dans le cadre du traitement d’une demande ou d’une commande. En outre, nous traitons des données à caractère personnel que nous collectons auprès de sources accessibles au public (telles que le registre du commerce, la presse, Internet) ou que nous recevons de tiers (par exemple agences de notation de crédit, partenaires commerciaux). Nous signalerons séparément toute collecte de données à caractère personnel auprès de sources tierces.
Les données à caractère personnel pertinentes sont notamment les données d’identité (telles que le nom, le prénom, l’adresse, les coordonnées bancaires, l’adresse de facturation, le numéro fiscal/n° de TVA intracommunautaire) et d’autres coordonnées (telles que le numéro de téléphone, l’adresse e-mail). En outre, il peut s’agir de données contractuelles ou de commande (par exemple données de chiffre d’affaires, volumes, quantités prévues), de données issues de l’exécution de nos obligations contractuelles, d’informations sur votre situation financière (par exemple données de solvabilité), de données relatives à votre personne (par exemple intérêts commerciaux, profession, secteur, poste, tâches et pouvoirs) ainsi que d’autres données comparables aux catégories mentionnées.
L’étendue des données traitées pour une personne varie en fonction de la fonction dans laquelle la personne agit à notre égard, par exemple le poste qu’elle occupe chez le partenaire commercial concerné.

3. Finalités du traitement et bases juridiques

Nous traitons les données à caractère personnel aux fins suivantes sur la base des fondements juridiques suivants :
3.1 Dans certains cas, nous traitons des données parce que vous y avez expressément consenti (art. 6, par. 1, point a du RGPD), par exemple pour la réception de publicité par courrier électronique (par exemple newsletter) et/ou par téléphone ;
3.2 Le traitement des données est effectué pour l’exécution de contrats conclus avec vous ou votre employeur ou pour l’exécution de mesures précontractuelles (art. 6, par. 1, point b du RGPD) ; cela comprend notamment :
– les contrats d’achat et de livraison (par exemple traitement des demandes d’achat et de vente, authentification des partenaires contractuels, préparation et signature des documents contractuels, réalisation des achats et des ventes, facturation et traitement des paiements du prix d’achat ;
– les contrats de services et d’entreprise ainsi que d’autres relations de commande (par exemple traitement et examen des offres et demandes correspondantes ; authentification des partenaires contractuels, préparation et signature des documents contractuels, traitement des paiements ; envoi de lettres d’information) ;
3.3 D’autres traitements de données sont effectués sur la base de prescriptions légales (art. 6, par. 1, point c du RGPD) : par exemple pour satisfaire aux obligations de contrôle et de déclaration fiscales et autres obligations légales, ainsi qu’au contrôle par les autorités fiscales ou autres et au respect des délais de conservation légaux ;
3.4 De plus, nous traitons vos données pour protéger nos intérêts légitimes (art. 6, par. 1, point f du RGPD) ; à savoir aux fins suivantes :
– gestion/relation de contact optimale, également en ce qui concerne les employés de nos partenaires commerciaux ;
– optimisation de nos processus commerciaux, par exemple par la tenue d’une base de données de fournisseurs ou de prospects, également dans le cadre d’une « gestion de la relation client » (CRM) ;
– marketing direct auprès des clients existants ;
– centralisation ou externalisation de fonctions de l’entreprise ;
– réduction des risques de défaillance dans nos processus commerciaux par la consultation d’agences de renseignement (telles que Creditreform, Bürgel) ainsi que la détermination de scores (profilage), qui nous aident à évaluer, sur la base d’une méthode mathématique et statistique reconnue, la probabilité que les partenaires contractuels respectent leurs obligations de paiement conformément au contrat ;
– constatation, exercice et défense de droits en justice ;
– fins d’études de marché.
3.5 Les traitements de données peuvent également être nécessaires dans l’intérêt public ou pour l’exécution de missions de puissance publique (art. 6, par. 1, point e du RGPD), comme par exemple pour le respect des mesures d’embargo contre les personnes soupçonnées de terrorisme, etc.

4. Destinataires des données à caractère personnel

Dans certaines circonstances (au-delà des cas déjà mentionnés précédemment), vos données à caractère personnel peuvent être transmises aux fins susmentionnées ; en détail :
4.1 Si cela est nécessaire pour l’élucidation ou la poursuite d’incidents illégaux ou abusifs, les données à caractère personnel seront transmises à nos conseillers juridiques, aux autorités de poursuite pénale et, le cas échéant, aux tiers lésés. Toutefois, cela ne se produit que s’il existe des indices concrets d’un comportement illégal ou abusif. Une transmission peut également avoir lieu si cela sert à l’application de dispositions contractuelles entre nous et nos partenaires contractuels et commerciaux.
4.2 Nous sommes également légalement tenus de fournir des informations à certains organismes publics sur demande. Il s’agit principalement des autorités de poursuite pénale, des autorités poursuivant des infractions administratives passibles d’amende et des autorités fiscales.
4.3 Dans la mesure où cela est nécessaire pour le traitement de votre demande ou la conclusion ou l’exécution d’une relation contractuelle ou commerciale avec vous, ainsi qu’en cas de fonctions d’entreprise centralisées ou externalisées, vos données peuvent être transmises à des entreprises qui nous sont liées pour la réalisation des finalités susmentionnées.
4.4 Occasionnellement, pour la réalisation des finalités décrites dans cette déclaration de confidentialité ou pour la fourniture de nos services, nous dépendons d’entreprises tierces liées par contrat ou d’autres partenaires de coopération ainsi que de prestataires de services externes, par exemple des courtiers, des entreprises de logistique, des prestataires de services informatiques, des conseillers économiques et des institutions financières, qui peuvent être basés en dehors de l’UE ou de l’EEE. Dans de tels cas, les informations sont transmises à ces entreprises ou individus pour leur permettre de poursuivre le traitement. S’il s’agit d’organismes situés en dehors de l’UE ou de l’EEE, nous garantissons un niveau de protection des données adéquat, par exemple en concluant des contrats correspondants avec le destinataire des données.
4.5 Dans le cadre du développement de nos activités, il peut arriver que la structure de notre entreprise change par une modification de la forme juridique, la création, l’achat ou la vente de filiales, de parties d’entreprise ou de composants. Lors de telles transactions, les informations relatives aux clients sont transmises avec la partie de l’entreprise à transférer. Lors de chaque transmission de données à caractère personnel à des tiers dans la mesure décrite ci-dessus, nous veillons à ce que cela soit fait en conformité avec cette déclaration de confidentialité et les lois applicables sur la protection des données.

5. Durée du traitement

Nous traitons vos données à caractère personnel pendant la durée de votre emploi chez l’un de nos partenaires commerciaux, mais pas au-delà de la fin définitive de la relation commerciale respective entre nous et votre employeur. Nous supprimons les informations relatives à une opération (par exemple concernant une relation contractuelle ou de commande concrète) après la fin de l’opération concernée, par exemple l’exécution d’un contrat de livraison, dans un délai de trois ans après la fin de l’année civile concernée, à moins que celles-ci ne soient soumises à des obligations de conservation légales plus longues (telles que la conservation de six ou dix ans conformément au § 257 du Code de commerce allemand) ; dans un tel cas, les données concernées sont verrouillées pour tout autre traitement.

6. Droits des personnes concernées

6.1 Vous avez le droit d’obtenir à tout moment des informations sur les données stockées vous concernant. Si les conditions respectives sont remplies, vous disposez également des droits suivants :
– Droit de rectification : vous avez le droit de faire rectifier des données à caractère personnel inexactes vous concernant.
– Droit à l’effacement : vous pouvez également demander l’effacement de vos données à caractère personnel, par exemple si vos données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière.
– Droit à la limitation du traitement : vous avez également le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ; dans un tel cas, les données seront verrouillées pour tout traitement. Ce droit existe notamment si l’exactitude des données à caractère personnel est contestée entre vous et nous.
– Droit à la portabilité des données : si nous traitons vos données à caractère personnel pour l’exécution d’un contrat avec vous ou sur la base de votre consentement, vous avez également le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, pour autant que vous nous ayez fourni ces données.
– Droit de retrait d’un consentement : si vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu’au retrait.
– Droit d’opposition :
Dans la mesure où le traitement de vos données à caractère personnel est effectué conformément à l’art. 6, par. 1, point f du RGPD pour protéger des intérêts légitimes, vous avez le droit, conformément à l’art. 21, par. 1 du RGPD, de vous opposer à tout moment au traitement de ces données pour des raisons tenant à votre situation particulière. Nous ne traiterons plus ces données à caractère personnel, à moins que nous ne puissions démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement. Ceux-ci doivent prévaloir sur vos intérêts, droits et libertés, ou le traitement doit servir à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
Si vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant à de telles fins publicitaires ; cela s’applique également au profilage dans la mesure où il est lié à un tel marketing direct. Si vous vous y opposez, vos données à caractère personnel ne seront plus utilisées à des fins de marketing direct. (Art. 21, par. 2 du RGPD).
6.2 Si vous souhaitez obtenir des informations sur les données stockées vous concernant, si vous voulez exercer vos autres droits ou si vous avez des questions sur la protection des données chez nous, vous pouvez nous contacter à l’adresse e-mail suivante : privacy@hueck-rheinische.de.
6.3 Vous avez également le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée, si vous considérez que le traitement des données à caractère personnel vous concernant constitue une violation des dispositions relatives à la protection des données.

7. État et modification de cette déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité est à jour au 08/08/2024.

Le développement de notre entreprise peut également avoir un impact sur la gestion des données à caractère personnel. Nous nous réservons donc le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à l’avenir dans le cadre des lois sur la protection des données en vigueur et, le cas échéant, de l’adapter aux réalités modifiées du traitement des données. Nous vous informerons séparément de toute modification substantielle du contenu.